就職サイトからエントリーしてきた学生へのお礼メールのポイントを教えてください。

お答えします。

08年度採用向けの就職サイトも次々とオープンし始めました。いよいよシーズンの始まりですね。

質や数など、各企業様にとってテーマは様々だと思いますが、初期のコミュニケーションは非常に重要です。
10月は07年度就職活動についての弊社調査では、最も多くの学生が(全体の12％)エントリーを行う時期であるという結果が見られます。また、エントリーする社数、セミナーに参加する社数は年々減少傾向です。

ここから言えることは、
・学生が企業をじっくりと初期段階から吟味している
・早期に動く学生とのコンタクトの重要性が高まっている
ということです。

学生とのファーストコンタクトの方法、内容がその後のコミュニケーションにも大きな影響を与えると考えられます。
お礼メールの一通だけで全てを完結させることは出来ませんが、受け手の学生にとっては企業からの貴重なファーストコンタクトの瞬間でもあります。

今回は、その後のコミュニケーションや展開も見越してどのようなお礼メールが有効か？
という点からお答えしていきたいと思います。

POINT

●必ずお礼メールを送る
魅力付けの意味だけでなく、｢ちゃんとエントリー届いていますか？」というような問い合わせが来ることでの対応の手間を減らしたり、あらぬ悪印象を与えることを避ける為です。概ねエントリー後1週間以内が限度です。
｢ある程度人数が揃ってから｣と思っていると、その間に学生の気持ちは離れていきます。

●今後のアクションを明示する
単なるご挨拶だけでは、50社近くエントリーをする学生の印象に残っていきません。
今後どのようなコミュニケーションを取っていきたいか？いつからどのようなことを行うのか？
など、より具体的に示すことで、学生の印象にも残りやすくなると共に、次にアクションを取る際の理由付けが明確になります。

●見やすくシンプルに
あまり冗長なものは読む気をそぎますので、シンプルにかつ見やすい文面を心がけてください。
様々な情報を伝えたい場合は、就職サイトに掲載しているコンテンツやHPのコンテンツのURLリンクをつけると良いです。

●学生との距離を縮める
採用担当者の個人名で送るなど、できるだけハイタッチな文面の方が学生の印象度も高くなります。
特定の個人でなくとも｢採用チーム一同｣として連名で送るなど、学生との距離感を縮めることに意識することも重要です。
学生は、想像以上に社会人とのコミュニケーションに慣れていないどころか、恐れている部分もあります。そのような必要以上の緊張をほぐす意味でも重要です。

以上のような点を踏まえて、文例を紹介します。